PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Ministerul Educaţiei, instituție publică – acronim M.E. – prelucrează date cu caracter personal potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, respectiv ale art. 6 alin. (1) lit. b), c), d), e), în scopul realizării atribuțiilor, drepturilor și obligațiilor legale, precum și sarcinilor care servesc interesului public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit în calitate de operator.
Aceste date ne permit să realizăm obligațiile noastre legale față de statul român și cetățeni, precum și evitarea riscurilor privind securitatea. Refuzul de a furniza operatorului datele personale necesare îndeplinirii obligației legale ce îi revine situează persoana fizică în afara oricărui raport juridic cu M.E.
M.E. prelucrează datele pe care le furnizează cetăţenii cu bună credinţă, pentru scopuri legitime, orice informaţie furnizată de dumneavoastră se prelucrează, după caz, prin mijloace automate şi/sau manuale şi reprezintă consimţământul dumneavoastră expres şi neechivoc ca datele personale care vă privesc să fie folosite de utilizatorii operatorului, în conformitate cu atribuţiile legale. În acest sens, M.E. asigură condiţiile tehnice şi organizatorice necesare pentru asigurarea securităţii acestora.
Ministerul Educației, în calitatea sa de operator de date cu caracter personal, este preocupat, în mod constant, de asigurarea unei protecții ridicate a persoanelor cu privire la prelucrările de date cu caracter personal pe care le efectuează conform dispoziţiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor-RGPD). În acest sens, M.E. se supune controlului Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Datele cu caracter personal sunt:
a) prelucrate în mod legal, echitabil şi transparent faţă de persoana vizată („legalitate, echitate şi transparenţă”);
b) colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime şi nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
c) adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
d) exacte şi, în cazul în care este necesar să fie actualizate, trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt şterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);
e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depăşeşte perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
f) prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate şi confidenţialitate”).
I. Categorii de persoane
M.E. prelucrează datele cu caracter personal următoarelor categorii de persoane fizice, în funcţie de scopul prevăzut la secţiunea II.
a) Elevi, studenţi, părinţi ai acestora, reprezentanţi legali ai acestora, alţi membri ai familiei, candidaţi la testele sau examenele naţionale, viitori elevi sau studenţi; cadre didactice, cadre didactice auxiliare şi personal nedidactic în relaţii contractuale cu M.E., candidaţi la concursurile de ocupare a posturilor din sistemul educaţional, studenţi care fac practica în M.E.;
b) Elevi, studenţi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic sau alţi membri ai familiei acestor categorii enumerate posibili beneficiari ai programelor de protecţie socială derulate de M.E (asigurarea manualelor şcolare, Programul pentru școli al Uniunii Europene, Programul pilot de acordare a unui suport alimentar pentru preșcolari și elevi – masa caldă, Programul Euro200, Programul Bani de liceu, asigurarea transportului şcolar, burse, precum şi a altor programe similare);
c) Elevi, studenţi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic, vizitatori, orice persoană care intră într-o unitate teritorială descentralizată a M.E. dotată cu sistem de supraveghere video;
d) Orice persoană fizică sau juridică ce are raporturi de natură comercială sau contractuală cu M.E.
II. Scopul colectării şi prelucrării
Conform Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date şi Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice, M.E. are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile determinate, explicite și legitime în care sunt colectate/prelucrate, datele personale care îi sunt furnizate.
Scopul colectării datelor este:
a) Pentru persoanele prevăzute la secţiunea I. litera a: Prestări de servicii ale M.E. şi unităţilor subordonate pentru realizarea obiectului de activitate principal, respectiv: educaţie şi cultură. De asemenea datele/informaţiile colectate/stocate/arhivate de către M.E. prin intermediul unităţilor subordonate sunt folosite pentru analize şi prelucrări statistice necesare pentru fundamentarea deciziilor în managementul sistemului educaţional, în exercitarea autorității publice.
b) Pentru persoanele fizice prevăzute la secţiunea I litera b: protecţia socială.
c) Pentru persoanele fizice prevăzute la secţiunea I, litera c: monitorizarea accesului/persoanelor în spaţii publice/private; securitatea persoanelor şi a spaţiilor publice/private; monitorizare video şi securitate.
d) Pentru persoanele fizice prevăzute la secţiunea I, litera d: evidenţa financiar contabilă a M.E.
*** Prelucrarea ulterioară prin stocare/arhivare a acestor date se realizează conform legislației specifice sistemului național de educație și în scopuri statistice, nefiind incompatibilă cu scopul inițial pentru care au fost colectate, cu respectarea măsurilor tehnice de securitate împotriva prelucrării ilegale.
III. Motivaţia colectării şi prelucrării
a) Scopul major pentru care M.E. colectează/prelucrează date cu caracter personal ţine de prelucrări ale datelor/informaţiilor pe baza cărora să se poată îndeplini obligațiile legale în exercitarea autorității publice cu care este învestit ministerul și de a putea lua decizii coerente şi corecte în managementul sistemului educaţional. Deşi actul educaţional pentru învăţământul obligatoriu este gratuit, persoanele fizice sunt obligate să furnizeze o serie de date obligatorii (informaţii despre identitatea persoanei precum şi a părinţilor sau reprezentanţilor legali, acceptul monitorizării video pentru sporirea securităţii în sistemul educaţional), în cazul prevăzut la secţiunea II, litera a) şi c), acestea fiind necesare în vederea iniţierii/derulării de raporturi juridice cu M.E., cu respectarea prevederilor legale (de exemplu: cele privind relaţia cu angajaţii sau cele privind înscrierea în învăţământ sau cele privind evidenţa rezultatelor şcolare sau a actelor de studii). În cazul refuzului de a furniza aceste date, Ministerul poate să refuze iniţierea de raporturi juridice, întrucât poate fi pus în imposibilitatea de a respecta cerinţele reglementărilor speciale in domeniul educaţional, iar în cazul angajaţilor, a prevederilor dreptului muncii şi dreptului fiscal. De asemenea M.E. colectează şi o serie de informaţii care nu au caracter obligatoriu (de exemplu: adresa de email, telefon) în vederea îmbunătăţirii modului de comunicare cu elevii, studenţii, părinţii sau reprezentanţii legali ai acestora precum şi pentru realizarea ulterioară de sondaje statistice (selectarea aleatoare a unui eşantion şi administrarea unui chestionar relativ la aspectele educaţionale) utilizând comunicarea prin sistemul poştei electronice. In cazul in care persoanele fizice şi-au dat acordul pentru colectarea şi prelucrarea unor datelor cu caracter opţional, au dreptul ca ulterior sa solicite excluderea din baza de date M.E. a acestor informaţii. Refuzul furnizării şi/sau prelucrării datelor informaţiilor opţionale poate duce la imposibilitatea ca M.E. să transmită informaţii despre serviciile sale (de exemplu: noutăţi despre testele naţionale).
b) În situaţiile prevăzute la secţiunea II, litera b) furnizarea datelor este necesară pentru ca persoanele în cauză să poată beneficia de acces la respectivele categorii de programe de protecţie socială. Refuzul de a furniza informaţii personale în acest scop poate duce la pierderea calităţii de beneficiar a programelor de protecţie socială.
c) În situaţiile prevăzute la secţiunea II, litera d) informaţiile cu caracter personal se colectează şi prelucrează pentru a respecta prevederile legale relativ la înregistrarea operaţiunilor financiar contabile. Furnizarea informaţiilor din această categorie este obligatorie, refuzul de a le furniza duce la imposibilitatea de a demara relaţii/raporturi juridice între M.E. şi respectivele persoane.
IV. Părţile care au acces la datele/informaţiile cu caracter personal
Datele/informațiile înregistrate sunt destinate utilizării de catre operator şi sunt comunicate numai următorilor destinatari:
În cazul prevăzut la secţiunea II, literele a), b), c) şi d): Persoana vizată, reprezentanţii legali ai persoanei vizate, angajaţi ai operatorului cu drept de acces, împuternicitul operatorului, alte persoane fizice/juridice care prelucrează datele personale în numele operatorului, autoritatea judecatorească, poliţia, organe de urmarire penală şi alte instituţii abilitate de lege să solicite informaţii.
V. Drepturile persoanelor a căror date sunt colectate şi/sau prelucrate
Drepturile persoanelor vizate în contextul prelucrării datelor cu caracter personal se regăsesc în dispoziţiile art. 13-22 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului Europei din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
La cererea persoanelor fizice M.E. confirmă dacă prelucrează sau nu date personale, în mod gratuit, pentru o solicitare pe an, transmisă, datată şi semnată către M.E. sau direct la sediul M.E. din Bucureşti, Str. Gen. Berthelot nr. 28-30. De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau de a vă adresa justiţiei.
Dacă unele din datele despre dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil.
***
M.E. se obligă să rectifice, să actualizeze, să şteargă sau să transforme în date anonime, în mod gratuit, datele a caror prelucrare nu este conformă cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
